Laisser les collaborateurs avancer des frais… Non seulement cette pratique induit une insatisfaction notoire chez les salariés, mais elle peut mener à des situations délicates :
- Risques financiers pour les collaborateurs : selon l’étude de l’IFOP, 30% de cadres affirment avoir déjà été en difficultés financières en raison de l’avance de frais professionnels sur leur argent personnel, et 18% d’entre eux avoir même été en découvert bancaire.
- Refus de paiement et notoriété : si le compte bancaire du salarié n’est pas assez approvisionné, l’opération débitrice est refusée. Cette dépendance à la provision du collaborateur peut nuire à la réputation de l’entreprise surtout si le repas a été pris, et la nuit d’hôtel passée…
- Complications car non acceptation des cartes : par crainte de difficulté de recouvrement, les cartes de débit sont généralement mal acceptées, voire refusées, par les hôteliers et les loueurs de voitures, ainsi que pour nombre de dépenses à l’étranger.
Il existe aujourd’hui d’autres moyens de simplifier le processus de gestion des frais, tout en gardant le contrôle sur le montant autorisé. Et qui permettent en sus de négocier des conditions plus avantageuses auprès des prestataires.
Premières alternatives possibles :
Les cartes affaires : corporate, business, entreprise… Tous ces noms désignent une offre de cartes bancaires que l’entreprise peut mettre à disposition de ses collaborateurs. Les dépenses réalisées avec ces cartes sont alors soit prélevées :
- Directement sur le compte de l’entreprise : pas d’avance de frais, pas de remboursement, le collaborateur doit cependant justifier chaque dépense en transmettant les reçus (via sa solution de notes de frais par exemple). Cette offre est généralement réservée aux dirigeants et aux collaborateurs de confiance.
- Sur le compte du collaborateur, mais avec un débit différé. Celui-ci permet au collaborateur de déclarer ses frais et donne à l’entreprise le temps de rembourser ces dépenses avant qu’elles ne soient prélevées. Là encore, la transmission des reçus reste obligatoire pour justifier des dépenses.
Et la carte logée, vous connaissez ?
Cette carte dématérialisée est une solution de paiement centralisée. Elle permet aux sociétés de régler les transactions associées aux déplacements professionnels : billets, hôtels, etc. qui sont généralement les plus gros postes de dépenses du voyage. En réservant ces prestations via les canaux de l’entreprise, c’est l’opérateur de la carte logée qui assure le paiement du fournisseur et adresse ensuite une facture globale à l’entreprise.
La carte logée simplifie ainsi le processus de réservation et de paiement des voyages d’affaires, en éliminant le besoin d’avancer des fonds personnels et de traiter des notes de frais élevées. C’est à la fois moins de stress pour le voyageur, mais également pour l’établissement qui centralise les dépenses de voyage, réduisant la fraude, le temps et les efforts nécessaires pour la gestion et le traitement administratif des frais de déplacement.
Cette solution permet également à l’entreprise de négocier plus facilement des tarifs préférentiels avec les fournisseurs grâce à une consolidation des dépenses, pouvant mener à des réductions de coûts significatives et à une meilleure gestion des budgets de voyage.
Intégrer vos cartes affaires ou cartes logées dans Cegid Notilus : simple, sûr et efficace
En préparant son voyage dans Cegid Notilus, le collaborateur a accès au portail de réservation et peut sélectionner les prestations (transport, hébergement, etc.) dont il a besoin. Dès validation de son voyage, la commande est transmise auprès des fournisseurs et payée par la carte logée. L’entreprise reçoit ensuite le détail des factures que la solution rapproche automatiquement de chaque voyage pour en contrôler les montants, alerter sur les écarts éventuels et alimenter la comptabilité.
Les porteurs de cartes affaires vont quant à eux retrouver l’ensemble des dépenses payées avec celle-ci dans Cegid Notilus. Ils n’ont plus qu’à joindre leurs reçus pour justifier du paiement (débit entreprise) ou du remboursement (débit collaborateurs) des autres frais que le déplacement a pu occasionner : repas, taxi, parking…
Il existe donc de nombreuses solutions pour éviter aux voyageurs de subir les conséquences de l’avance des frais de déplacements et Cegid Notilus vous aide à exploiter au mieux le potentiel de chacune d’elles.
