Frais professionnels : quand le paiement devient virtuel

La dématérialisation suit son chemin inexorable dans le secteur du règlement des dépenses liées aux déplacements professionnels. Et depuis de longues décennies déjà.?Ainsi les chèques ont en leur temps remplacé les espèces sonnantes et trébuchantes, avant d’être dépassés par les cartes de paiement. Et, comme l’on n’arrête pas le progrès, ces fameux rectangles de plastique sont concurrencés aujourd’hui par les cartes virtuelles, et sans nul doute demain par les smartphones, transformés en portefeuille électronique par la technologie NFC (Near Field Communication).

Tout concourt en ce sens. Dès 2009, American Express a lancé son Vpayment, une plate-forme de génération de cartes de paiement virtuelles à usage unique. “Même si actuellement on évoque à tout va le paiement virtuel, il faut savoir que ce procédé n’est pas vraiment nouveau. Ses prémices remontent à l’arrivée, sur le marché des déplacements professionnels, de la carte de paiement logée chez un prestataire de service, en l’occurrence l’agence de voyages. Ce modèle de règlement dématérialisé permet ainsi un flux d’échanges d’informations entre différents protagonistes?: l’entreprise cliente, le fournisseur de carte de paiement et l’agence”, explique Stéphanie Laroque, directrice marketing chez American Express.

Règles paramètrables

À la différence des cartes affaires qui sont destinées aux collaborateurs de PME ou des cartes corporate s’adressant aux voyageurs de grands groupes, les cartes virtuelles ont le net avantage d’être totalement dématérialisées. Ainsi chez BNP-Paribas par exemple, qui décline à la fois une solution internet et une solution intégrée, ce mode de paiement se présente sous la forme d’un numéro de carte bancaire comportant des caractères, une date de fin de validité, un cryptogramme visuel. “La carte virtuelle s’accompagne d’une autorisation systématique. Son usage peut être unique ou réutilisable un certain nombre de fois. Et bien sûr, il peut être limité en fonction de règles paramétrées lors de la création de ce moyen de paiement”, souligne Philippe Quillien directeur du secteur voyage d’affaires d’AS Voyages.

Plus précisément, cette limite d’utilisation se décline en trois dimensions. Premièrement, un plafond de dépenses. L’entreprise pourra par exemple autoriser ses techniciens partis en mission à ne pas dépenser plus de x euros par jour. Deuxièmement, un plafond dans le temps, l’autorisation de règlement étant accordée pendant un délai bien précis et compris entre une journée et 365 jours. Généralement, la durée d’utilisation correspond au temps de la mission ou de l’opération événementielle ayant déclenché l’émission de la carte virtuelle. Enfin, une troisième limite peut porter sur les prestataires et les fournisseurs. Ainsi l’entreprise peut souhaiter restreindre ces derniers en fonction de leur activité et/ou de leur localisation.

Techniquement, la carte virtuelle est émise par un éditeur – Visa, Mastercard ou encore Amex et Diners Club – et répond aux besoins de sociétés gérant de nombreuses commandes par l’intermédiaire de plusieurs fournisseurs. La carte logée, désormais bien implantée dans le paysage des déplacements professionnels, sert essentiellement à payer les dépenses liées au transport aérien ou ferroviaire. Cependant, son usage reste plus restreint pour régler des dépenses d’hébergement et de location de voitures.

Solutions idéales

Autre solution complémentaire de la carte logée, la carte virtuelle permet de son côté d’effectuer des réservations, puis de régler des dépenses de chambres d’hôtel, de location de voitures ou encore des billets d’avion de compagnies low cost. “La carte virtuelle est une solution idéale pour permettre à des voyageurs occasionnels, non équipés de cartes affaires ou corporate, de régler les dépenses liées à leurs déplacements professionnels”, résume Philippe Quillien.

La carte virtuelle peut également s’utiliser dans le cadre événementiel, une extension relativement récente de leur domaine de compétence. Un sujet d’actualité d’ailleurs puisque, lorsque la croissance économique patine, les sociétés ont tendance à réunir davantage leurs collaborateurs et leurs prescripteurs. Entre les réunions destinées à stimuler les commerciaux et les voyages incentive visant à donner un coup d’accélérateur sur les ventes, le marché des manifestations professionnelles reste vigoureux. Les “acheteurs” de ces prestations sont devenus des spécialistes de la négociation et réussissent à obtenir des prix compétitifs. Très attentifs à leur budget et soucieux de faire des économies, ils traitent ces manifestations en direct ou par le biais d’une agence spécialisée. Dans les deux cas de figure, recourir à une carte virtuelle pour régler des dépenses liées aux réunions professionnelles permet à l’entreprise ou à l’agence spécialisée de centraliser la réservation.

Ainsi, un acteur comme American Express a mis sur le marché un moyen spécifique pour ce type d’opérations : la “meeting card”. Dans les faits, lorsqu’une agence événementielle est réglée par une carte virtuelle, elle reçoit son paiement plus rapidement qu’avec une traditionnelle facture. Dans le premier cas, le règlement se fait dans un délai d’environ une à deux semaines et dans le second, il faut généralement régler à 45 jours fin de mois à réception de facture.

Voici pour les bons points de la carte virtuelle. Cependant, là où le bât blesse, c’est au niveau des frais bancaires qu’elle suscite. Tournant autour de 2 à 4?% du montant total réglé, ils sont supportés dans certains cas par l’utilisateur du paiement, par exemple les agences, ce qui finalement vient en déduction des honoraires de celles-ci. Ce sujet d’importance est actuellement en plein débat au sein de l’ANAE (association nationale des agences événementielles). “En tant qu’intermédiaire, l’agence doit-elle et peut-elle supporter les frais bancaires sur l’ensemble des achats ?”, demande Michaël Cleva, directeur général de MCI France. À ce jour, il n’existe pas encore de réponse, ni de solution formelle. On peut seulement prévoir que les clients finaux et/ou les fournisseurs devraient à terme contribuer au règlement de ces frais bancaires. À noter que la “meeting card” peut également être utilisée par l’agence événementielle pour régler les prestataires. Ce schéma est retenu par Le Public Système (voir interview).

Des process simplifiés

En fonction de la taille de l’entreprise et de son volume de dépenses appelé à transiter par la carte virtuelle, il existe deux modes de fonctionnement. Pour traiter un petit nombre de commandes, il est possible d’émettre la carte à partir d’un site web. “Avec une solution internet, lors de la validation de la transaction, le collaborateur génère un numéro de carte à usage unique, qu’il communique ensuite au site marchand en renseignant les différents champs sur le formulaire de paiement par carte”, explique-t-on chez BNP-Paribas. Ensuite, charge aux services administratifs de ressaisir manuellement les données financières et celles liées à l’ordre de mission.

S’il s’agit de traiter de nombreuses commandes, il est en revanche conseillé de recourir à l’intégration de la carte virtuelle dans les processus automatisées de l’entreprise. Avec cette formule plus rationnelle, il n’est alors plus obligatoire de ressaisir les données financières et celles liées à l’ordre de mission. Reste qu’il convient d’évaluer les délais nécessaires et les coûts d’installation qu’entraînera cette interface à développer avec les outils de l’entreprise.

Pour les fournisseurs, la carte virtuelle va leur simplifier la vie en leur accordant une garantie de réservation et de paiement de la prestation. De plus, elle leur permet de réduire le coût de traitement administratif des factures. Du côté des entreprises, ce mode de paiement les met en mesure, nous l’avons vu, de fixer un plafond de dépenses. D’où une amélioration du contrôle et de la traçabilité des frais engagés par leurs collaborateurs. “Avec la carte d’achat, la carte logée ou la carte MICE, l’entreprise contrôle a posteriori ses dépenses. En revanche, avec la solution VPayment, elle contrôle ses dépenses a priori. Ainsi cette solution de paiement à usage unique permet de sécuriser à l’avance le montant et la date de transaction, de réconcilier plus facilement les factures en limitant les litiges et de simplifier le contrôle de la dépense”, poursuit Stéphanie Laroque. Comme tout paiement virtuel fait l’objet d’une autorisation préalable, il facilite sérieusement le respect de la politique voyages mise en œuvre par une société.

Encore des points à améliorer

“Dans le domaine des déplacements professionnels, le v-paiement constitue un complément aux solutions de règlement habituelles. Techniquement, les dépenses réalisées par un collaborateur seront imputées sur la carte logée de sa société”, explique Paulo Fernandes, directeur des achats et relations fournisseurs chez BCD Travel. Selon leur catégorie, les dépenses peuvent également être imputées directement sur le compte de l’entreprise. Soit un procédé totalement inverse à celui des cartes affaires, où le débit s’opère sur le compte bancaire du porteur de carte, en l’occurrence le collaborateur. À charge pour lui, d’établir ses notes de frais pour se faire rembourser par son employeur.

Paiement centralisé, contrôle optimisé, suivi détaillé, sécurité d’utilisation : tels sont les principaux avantages offerts aux sociétés par la carte virtuelle. Cependant, certaines entreprises l’utilisant pointent du doigt quelques inconvénients. L’un des freins, à l’heure actuelle, au développement du v-paiement comme solution pour les dépenses d’hébergement reste la récupération par l’entreprise de la facture du séjour de son collaborateur. En effet, certains hôtels envoient cette facture à la société pour laquelle travaille le salarié.?Et si tel n’est pas le cas, c’est au voyageur de récupérer sa note au moment du check-out afin de la remettre à son service du personnel. Voilà pour la théorie. Mais la pratique peut se révéler plus laxiste et finalement le voyageur quitte l’hôtel sans avoir pris de justificatif. Autre point faible : avec le paiement virtuel, les services administratifs se trouvent en effet contraints de gérer une carte supplémentaire impliquant de nouvelles données à consolider avec le reporting des autres dépenses liées aux voyages.

Toujours dans un souci de dématérialiser les modes de règlement, les éditeurs sont en train de réfléchir au déploiement de la technologie NFC (Near field communication). En France, l’heure est à l’étude de cette innovation technologique, où un smartphone ou tout autre appareil mobile servira pour authentifier, autoriser et effectuer le paiement. “Nous sommes en train de tester une solution de paiement mobile qui permettra aux voyageurs, à terme , de régler leurs frais de déplacements professionnels avec un smartphone. Cet outil facilitera le paiement des différentes prestations, par exemple les hôtels, les restaurants, les taxis et les frais annexes. Le smartphone devient ainsi un portefeuille mobile pouvant combiner différentes méthodes de paiement, explique Nicole Flory, responsable marketing & communication AirPlus France. L’application permettra de générer des rapports et de synchroniser les données avec celles de la carte logée déployée par l’entreprise pour une visibilité et une réconciliation complète des dépenses voyages”.

Bientôt le paiement mobile

Le paiement virtuel pourrait-il un jour détrôner le règlement physique ? Les observateurs constatent qu’il existe encore davantage de cartes corporate tangibles que virtuelles. Ces solutions d’e-paiement répondent d’abord à des problématiques sectorielles (hôtellerie, MICE …), apportant un certain confort tant aux utilisateurs qu’aux sociétés. Aussi, demain les cartes corporate continueront-elles certainement d’exister, ne serait-ce que parce qu’elles offrent un signe distinctif et statutaire – Gold ou Platinum – à leurs porteurs. Mais si le paiement réel a encore de beaux jours devant lui, les échanges dématérialisés contribuent désormais de manière croissante à l’activité des opérateurs de cartes.