Les PME à l’affût des nouveaux outils du voyage d’affaires

Il y a les grandes entreprises, leurs circuits de validation, leurs outils de gestion… Et puis il y a les autres, cette foultitude de petites structures, cette forêt de TPE-PME cachée derrière l’arbre du CAC 40. Elles sont plus de trois millions en France, ces entreprises, et réalisent un chiffre d’affaires annuel de 1 300 milliards d’euros, soit plus du tiers (36 %) du résultat global ! Mais, pour petites qu’elles soient, ces PME n’en voyagent pas forcément moins. Elles ont pris conscience que, pour entrer dans la cour des grands, il fallait bien souvent arpenter les routes, les gares et les aéroports.

Quant à définir le “style” du voyage d’affaires de la PME, une typologie de ses déplacements, la tâche est ardue. Derrière trois lettres en capitales, “PME”, se cachent en effet des profils et des réalités très disparates. Leur socle commun réside finalement dans la définition de l’Insee : “La catégorie des petites et moyennes entreprises (PME) est constituée par des entreprises qui occupent moins de 250 personnes, et qui ont un chiffre d’affaires annuel inférieur à 50 millions d’euros”.

Edenred, qui propose la solution de gestion des déplacements professionnels Ticket Travel Pro, est le dernier acteur en date à avoir sondé ce marché hétéroclite. D’après une étude publiée il y a quelques mois, la grande majorité des déplacements professionnels (80 %) se limite au marché domestique. Dès lors, l’essence générerait le plus grand nombre de notes de frais (31 %), devant l’hôtellerie (22 %) et la restauration (18 %). C’est pourtant l’avion qui représente le volume de dépenses le plus important (29 %), devant l’hébergement (27 %). Suivent l’essence (12 %), les restaurants (10 %), les taxis et VTC (10 %), la location de voitures (7 %) et finalement le train (5 %). Des chiffres qu’il faut rapporter aux dépenses totales liées aux déplacements professionnels des PME, soit 30 milliards d’euros chaque année.

Manque de visibilité

Au-delà des statistiques, cette étude a le mérite de faire remonter les principales frustrations de ces petites structures : “trop de temps passé à gérer les notes de frais”, “récupération de la TVA difficile”, “pas de suivi en temps réel”, “contrôle a posteriori”. En clair, les PME manquent d’outils, et donc de visibilité, sur leurs dépenses voyages. Elles manquent aussi, cruellement, de temps. “Les entreprises achètent un gain de productivité, tout particulièrement dans une PME qui est à flux tendu, qui voyage souvent en “best buy” et qui attend un retour sur investissement”, souligne Michel Dinh, directeur général d’Havas Voyages.

Différentes solutions existent pourtant, à l’image de Ticket Travel Pro donc, mais aussi celles d’autres acteurs lancés plus ou moins récemment sur ce marché. Créé il y a trois ans, Expensya, plate-forme dédiée à la gestion des frais professionnels, fait encore figure de petit nouveau. Son statut de start-up séduit un nombre croissant d’entreprises, la plupart étant des PME attirées par le caractère innovant de sa solution. “Parmi nos 3 000 entreprises clientes, les TPE et PME restent forcément majoritaires, puisque les grands comptes ont toujours une petite appréhension à l’idée de choisir un acteur qui vient de se lancer”, explique Karim Jouini, fondateur d’Expensya.

Si les solutions de gestion de notes de frais sont en première ligne, les agences de voyages d’affaires le sont tout autant. “Les TPE-PME constituent notre cible principale”, affirmait Michel Dinh à l’occasion du lancement de l’outil Havas Voyages Connect. Havas Voyages entend valoriser le rôle de l’agence sur un marché où tout reste à faire : “seulement 10 % des PME qui voyagent sont intermédiées, soit moins de 70 000 petites entreprises”, constate-t-il. Dans ce contexte, le service et la proximité jouent un rôle déterminant. “Nous avons fait le choix de préserver notre réseau physique pour les PME, explique Michel Dinh. C’est un point de contact important pour nos clients existants, mais aussi pour le recrutement. Chaque année, en moyenne, nous recrutons plus de 30 % de nos nouveaux clients via notre réseau, et non par notre force commerciale “classique”. Les petites entreprises ont souvent un ancrage local très fort, et même si la marque est très reconnue, la relation locale est l’un des arguments de choix.”

Digital et proximité

La proximité, l’humain, ne sont pas les seuls arguments sur lesquels peuvent s’appuyer les agences de voyages. La technologie joue un rôle prépondérant, comme a su en profiter Egencia dès ses débuts. L’agence de voyages d’affaires mise d’ailleurs toujours sur les petites entreprises : “Nous développons nos ventes de manière significative sur les clients grands comptes et internationaux, tout en maintenant notre croissance sur le segment PME sur lequel nous sommes leader”, assure Ronan Bergez, directeur des ventes pour Egencia France.

Avec la démocratisation des nouvelles technologies, les grands réseaux n’ont pourtant plus le monopole de l’innovation. “Nous essayons de nous distinguer dans le domaine du digital”, assure Lucas Vigne, manager de l’agence Turquoise qui améliore régulièrement son application mobile M Turquoise. Pour mieux informer les voyageurs. Uvet France investit également dans les nouvelles technologies, avec le lancement en janvier 2018 d’un outil de réservation en ligne “maison”, baptisé BizTravel. Une solution dédiée à la gestion des notes de frais et des ordres de mission est également en projet.

Les efforts des agences ciblant les PME ne se limitent pas à la technologie. Elles travaillent aussi – comme les grandes TMC, du reste – sur le contenu et l’agrégation de nouveaux fournisseurs. À l’occasion du dernier salon IFTM Top Resa, Havas Voyages a par exemple officialisé un premier accord de distribution avec MagicStay, spécialiste français de l’hébergement collaboratif.

La démarche n’a rien d’anodin. Car les petites entreprises sont généralement en première ligne lorsqu’il s’agit d’expérimenter de nouvelles alternatives. Les PME avaient, bien avant les grands comptes, été les premières à succomber à la tentation des compagnies low cost. Airbnb, Uber ou Trainline ont également fait leurs classes auprès des petites structures, dont les salariés peuvent plus facilement reproduire leurs habitudes de réservation “loisirs” dans la sphère professionnelle.

Bien souvent, la règle des PME est simple : trouver le meilleur rapport qualité-prix, quel que soit l’outil. Cette liberté de manœuvre n’est pas sans risque. Comment localiser un voyageur d’affaires si ses données de réservation échappent à tout contrôle ?

La problématique du “duty of care” est encore bien souvent reléguée à l’arrière-plan, loin derrière les impératifs économiques auxquels sont confrontées les petites entreprises. Collecter la donnée sans peser sur les finances de la PME : voilà tout l’enjeu pour convaincre ce marché porteur.