Centres de congrès, hôtels : le basculement vers l’hybride est déjà bien avancé

Mi-mi… Il y a dans ces associations comme l’ombre d’une indécision, une sorte de doute, un sentiment mitigé. Mi-chèvre mi-chou, mi-figue mi-raisin… Rien, en tout cas, qui ne soit synonyme d’une réunion réussie et constructive. Et pourtant, la combinaison « mi-mi » – mi-présentiel mi-distanciel en l’occurrence – a toutes les chances de servir de canevas aux rencontres professionnelles pour quelque temps. « Même si nous savons les entreprises impatientes de revenir à des événements en présentiel de plus grande envergure, nous prévoyons une demande continue pour les événements hybrides, les entreprises travaillant à un retour progressif à la normale« , remarque David Kelly, Senior Vice-Président de Hilton pour l’Europe continentale.

Passée la sidération du premier confinement, tous les acteurs de l’univers de la réunion – hôtels, centres de congrès, hôtels, spécialistes de l’événementiel – ont tôt compris le besoin d’élever le niveau de leur offre digitale pour répondre aux pratiques business rendues obligatoires par la pandémie. Face à une clientèle qui s’est évaporée, les centres de congrès ont été les premiers à se lancer dans la course au « phygital », comme on appelait alors ce mix de physique et digital avant qu’un changement sémantique se réoriente vers la terminologie d’hybride.

Dès juillet 2020, le géant français GL Events a annoncé une offre composée de trois solutions – studios TV, streaming et multiplex – articulées autour de son réseau de 50 lieux en France et dans le monde permettant des événements simultanés. D’autres ont suivi ce chemin avec, en septembre, l’apparition d’un studio TV au Grimaldi Forum de Monaco, complété récemment par un mur d’images de 10mx3m pour en faire l’un des plus grands plateaux « premium » du secteur événementiel. Toujours à la fin de l’été, la Cité des Congrès de Nantes s’est dotée de nouveaux outils pour autoriser du streaming vidéo, des web conférences et des duplex, auxquels s’est ajouté en janvier dernier une solution de studio TV.

Comme eux, la plupart des centres de congrès ont décidé de pallier par la technologie l’absence durable d’événements, à peine rompue par la courte trêve offerte par le virus entre septembre et novembre. A Angers, Biarritz, Bordeaux, La Baule, Metz, Nice, Orléans, Reims, Strasbourg, Troyes ou Val d’Isère entre autres, tous ces lieux de rencontres se sont équipés de studios ad hoc pour la diffusion d’événements à distance. De son côté, Viparis a fait un premier vers le multi-canal avec l’installation de studios dans trois de ses espaces : le palais des congrès, le Carrousel du Louvre et l’hôtel Salomon de Rotschild. « Actuellement, faute d’événements physiques, ces studios sont parfois utilisés pour des événements 100 % digitaux. Cependant, leur fonction première est, et sera, de permettre la tenue d’événements hybrides« , précise-t-on chez cet acteur clé de l’événementiel parisien.

« Pour répondre dans l’urgence à la sauvegarde de leurs événements, les organisateurs se sont orientés sur du 100 % digital. Beaucoup de plateaux TV ont ainsi été créés face à la demande du moment, explique Hervé Vauvillier, directeur commercial de Lille Grand Palais. Plutôt que sur du 100 % digital, Lille Grand Palais s’oriente sur la création d’une offre pour des événements hybrides. Notre volonté, aujourd’hui, est de la structurer en mettant en avant la diversité des espaces scéniques et les capacités d’accueil qu’offrent nos trois principaux auditoriums. »

Maintenant qu’elle a été éprouvée pendant plusieurs mois, la part digitale des événements a vocation à se pérenniser. Du pis-aller temporaire, les conditions propices aux réunions hybrides se mettent progressivement en place en vue des beaux jours où les rencontres physiques pourront reprendre leur cours.

« Pure player » des rendez-vous corporate, Chateauform’ propose depuis novembre dernier trois solutions, chacune répondant à un type précis de manifestations. Alors que le « Studio 28 » convient aux présentations en streaming, la « Seine du Métropolitan » s’oriente vers les événements mi présentiel mi distanciel, une partie de l’audience pouvant prendre place dans son auditorium. Enfin, pour des choses plus spectaculaires, le Plateau Haussmann offre son vaste plateau de 200 m², assorti d’écrans et de caméras robotisées. « Nous travaillons aussi à l’hybridation de nos salles de réunion pour offrir des solutions innovantes« , constatait en début d’année Benjamin Abittan, directeur général de Châteauform’, lors de la présentation des nouvelles offres de ce spécialiste des réunions corporate.

Autre acteur des réunions urbaines, Comet joue sur la complémentarité avec une offre de captation studio dans ces cinq établissements parisiens et une offre de réunions hybrides reposant sur l’auditorium du Comet Bourse. « Ces produits trouvent leur public, explique Fabien Violet, chief revenue officer de Comet Meetings. Le mois dernier, nous avons par exemple organisé pour le ministère de la Transition écologique un événement à la fois hybride et en studio avec plus de 500 participants en distanciel. » Rien d’étonnant à cette audience record au vu de tout ce que peut apporter ce nouveau modèle en matière de développement durable, avec des déplacements limités aux réunions nécessaires, le reste pouvant se faire par écran interposé.

Ce point clé augure d’un vrai futur pour les réunions hybrides, par delà la pandémie. « Je considère que l’innovation et la technologie sont absolument essentielles aux concepts hôteliers durables, a déclaré Denis Hüttig, vice-président des opérations chez Steigenberger Hotels & Resorts. Grâce à nos studios installés dans nos établissements à Bruxelles, Berlin et Francfort, nous sommes en mesure de proposer des solutions sur mesure à nos hôtes : conférences hybrides de plusieurs milliers de participants, événements numériques en direct pour les clients, formats de studio fixes, reportages télévisés et bien plus encore. »

Comme Steigenberger, le basculement vers le modèle hybride est en cours chez les hôteliers. Avec leurs milliers de salles de réunions aujourd’hui désertées, mais pour une bonne part déjà équipées de solutions de visioconférence, les grands groupes hôteliers mondiaux disposaient d’une base solide pour établir des programmes globaux. ALL Connect chez Accor, IHG Meet with Confidence, Hilton EventReady Hybrid Solutions, Connect with Confidence chez Marriott, Meliá Hybrid Solutions, Hybrid Meetings by NH : lancés ces derniers mois et en cours de déploiement, tous ces programmes assurent d’une excellente connectivité pour les réunions à distance, en plus de fortes garanties en matière d’hygiène et de sécurité pour les participants en présentiel à travers les protocoles sanitaires mis en place dans tous ces groupes.

Parmi les premiers à dégainer, le groupe Radisson a annoncé dès septembre dernier le lancement de ses « hybrid meetings », composés d’un système de conférence Logitech avec écrans doubles et clicker de présentation sans fil, le tout s’appuyant sur la technologie Zoom pour offrir à tous les participants une expérience de visioconférence fluide.

C’est sur une autre star de la visioconférence popularisée par la pandémie que s’appuie Accor pour son concept ALL Connect présenté récemment. La plate-forme Microsoft Teams est en effet le partenaire attitré de cette nouvelle offre qui cible essentiellement les petites réunions de 8 à 50 participants physiques. Le groupe français parie en effet que les méthodes de travail nées de la pandémie deviendront une nouvelle norme au sein des entreprises. Dès lors, alors que 55 % des hôtels Accor bénéficient actuellement de salles compatibles avec les réunions hybrides, celles-ci seront équipées des technologies Microsoft Teams Rooms et Surface Hub 2S, le tout permettant, en plus de connexions optimales, un partage des contenus très simple.

Moins célèbre que Teams ou Zoom, c’est la technologie de travail collaboratif Weframe qu’IHG a choisi pour développer son offre Meet with Confidence. Dans tous ses hôtels participants au programme – hors ceux en Chine – les clients auront à leur disposition un écran tactile interactif weframe One, de 86′, pour faciliter les relations sur site et à distance.

Pour bâtir leur offre, Marriott et Hilton ont adopté une autre philosophie avec des partenaires plus axés sur l’événementiel et la production. Encore, Cvent, Convene, MeetingPlay, Hopin : tous ces fournisseurs ont par exemple été sélectionnés par Marriott pour proposer leurs solutions technologiques dans l’ensemble des hôtels du groupe en Amérique du Nord dans le cadre du programme Connect with Confidence.

Spécialiste de la production d’événements longtemps connu sous le nom de PSAV, Encore est aussi le partenaire attitré des Hilton EventReady Hybrid Solutions qui ont commencé à être déployées à l’échelle mondiale en janvier dernier. En plus de modules créés pour de petits événements hybrides, Encore ajoute dans certains hôtels sa solution Presentation Stages pour des événements hybrides de grande ampleur, jusqu’à six présentateurs et 50 participants en présentiel, en plus de l’audience en ligne.

En matière de partenariat, le groupe Barrière joue pleinement sur l’image et la scénarisation en se tournant vers un professionnel de la télévision, l’agence TF1 Factory, pour bâtir l’offre Corporate Broadcast. Tandis que le groupe apporte les décors de ses hôtels et casinos, cette filiale de TF1 apporte son savoir-faire dans la production de contenu et l’événementiel corporate. L’offre Corporate Broadcast tourne autour de trois axes avec une formule de studio baptisée « Plateau radio filmée », une solution axée sur les réunions hybrides baptisée « Plateau débat » prenant pour scène, pour la partie physique, des salles emblématiques du groupe comme le théâtre du casino Barrière à Lille ou le salon Raimu au Fouquet’s.

Mais surtout, avec son offre « Plateau télé », Barrière et TF1 Factory entendent donner corps à des événements digitaux impactants, par exemple pour l’annonce d’un nouveau plan stratégique ou un lancement de produit. Les événements sont ainsi réalisés à la manière d’une émission télé ; avec de gros moyens techniques, notamment une multitude de caméras, des éclairages ad hoc, toute l’expérience de professionnels en régie, mais aussi devant la caméra. « Une de ses valeurs ajoutées est d’offrir l’opportunité d’un accompagnement éditorial avec, pour porter le message, un accès direct à des journalistes et animateurs du groupe TF1« , a précisé Mari Guyot, directrice de TF1 Factory. Alors qu’un des grands enjeux des événements pour partie ou 100 % digitaux est de garder l’attention des participants à distance, les codes de la télévision ont depuis longtemps fait leur preuve.