La gestion des notes de frais en voie d’automatisation

Après avoir œuvré sur la réservation pour mieux contrôler les tarifs, les entreprises s’intéressent aujourd’hui à la gestion automatisée des notes de frais. Le tout afin de faire gagner du temps à leurs collaborateurs tout en réduisant le coût de traitement des factures.
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Des justificatifs que le voyageur accumule dans son portefeuille ou dans une enveloppe, au risque de les perdre ; des sommes que l’on reporte à la main ou, au mieux, dans un fichier Excel ; des facturettes qu’il faut adresser au contrôleur de gestion… Les notes de frais sont souvent un processus fastidieux et chronophage. D’autant que cette tâche ingrate détourne le collaborateur de sa mission première, les demandes de remboursement étant le plus souvent faites pendant les heures de travail.

L’enquête 2016 sur la gestion des notes de frais réalisée par KDS, éditeur de self booking tools (SBT), auprès de 780 salariés français, révèle que 43 % d’entre eux utilisent encore des tableurs pour établir leurs demandes de remboursement. Il en ressort aussi que 59 % consacrent à cette tâche entre trente minutes et une heure, et 18 % plus de deux heures. Un temps long, mais facilement atteint quand les dépenses engagées dépassent 1 000 euros. Mobilisant les forces des services financiers, le traitement et la vérification manuelle peuvent par ailleurs engendrer un délai de remboursement assez long, allant de seize jours à un mois, selon 27 % des salariés interrogés.

Nombre de sociétés ne se sont pas encore dotées de solutions technologiques et utilisent les bonnes vieilles méthodes comme un tableur Excel”, confirme Patricia Morosini, directrice du voyage d’affaires dans le réseau Selectour. “Le marché est encore assez disparate avec, d’un côté, des sociétés de 200 collaborateurs équipés d’outils performants et, de l’autre, des établissements de plusieurs milliers de personnes qui en sont encore au traitement papier ou au tableur Excel”, complète Julia Vulcain, directrice générale de l’agence Frequent Flyer Travel.

Propriétaires des solutions

Depuis une décennie, les agences de voyages d’affaires, ou travel management companies (TMC), ont déjà fait entrer dans une nouvelle ère les entreprises désireuses de réduire leurs dépenses grâce à l’instauration d’une politique voyages et au déploiement d’un outil de réservation.

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À l’heure du big data, l’étape suivante est maintenant constituée par l’ajout d’une solution automatisée de gestion des notes de frais. Cette symbiose technologique entre la réservation, le voyage et la gestion des notes de frais est d’ailleurs devenue si importante que les grands acteurs ont multiplié les achats dans le but d’accomplir un saut high-tech. Egencia a racheté Traveldoo en 2011, le GDS Amadeus a jeté son dévolu sur le fournisseur de solutions informatiques I:FAO en 2014, avant que American Express Global Business Travel ne mette l’an dernier la main sur KDS.

Avec son outil de réservation Neo doublé de sa solution de gestion de notes de frais Expense Management, KDS propose en effet un accompagnement end-to-end. Et Amex devrait demain être tentée de vendre cette solution en exclusivité à ses nouveaux clients. Pour sa part, Egencia, l’entité voyages d’affaires du groupe Expedia, a fait de sa filiale Travel­doo l’un de ses fournisseurs technologiques attitrés. Egencia commercialise ainsi trois nouvelles offres proposant différents niveaux de services et fonctionnalités, allant de la seule – mais efficace – gestion des notes de frais avec Open Sync jusqu’à la solution complète comprenant la réservation Egencia Travel & Expense en passant par l’ouverture de l’outil à des partenaires avec Open Connect. “Alors que les entreprises pouvaient autrefois choisir un outil de réservation et un outil de gestion des dépenses provenant de deux fournisseurs différents, l’offre technologique est aujourd’hui de plus en plus restreinte. Le choix du SBT influence aujourd’hui celui de l’outil de gestion de notes de frais”, constate Cédric Lefort, directeur senior Solutions Consulting chez BCD Travel.

De leur côté, les TMC comme Carlson Wagonlit Travel, BCD Travel, HRG ou FCM Travel Solutions ont privilégié la voie des partenariats en signant des accords, notamment avec KDS, pour répondre aux attentes des sociétés où ses solutions étaient déjà déployées avant son rachat par Amex, mais aussi avec Concur, Traveldoo, Dimo Software ou encore Cytric Travel & Expense, l’outil d’Amadeus.

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Tous les outils de réservation disposent d’une solution de gestion des notes de frais. Les interfaces, devenues très intuitives, permettent une prise en main rapide par les voyageurs d’affaires et un gain de temps lors de la saisie, explique Patricia Morosini chez Selectour Affaires. L’agence de voyages doit savoir préconiser à ses clients la bonne solution en fonction de leur profil et aux types de déplacements effectués par les collaborateurs…”. Si les fournisseurs technologiques proposent globalement les mêmes fonctionnalités dans leur solution de gestion des notes de frais, les tarifs diffèrent d’un outil à l’autre. “Tout dépend des besoins et des objectifs exprimés par l’entreprise, de sa maturité dans la gestion des déplacements professionnels, mais aussi de son budget, car cet outil est coûteux, confirme Julia Vulcain de Frequent Flyer Travel. Son déploiement débute autour des 30 000 euros, mais il peut être multiplié par cinq ou six selon le nombre de collaborateurs concernés et le volume d’entités de l’entreprise en France et dans le monde”.

Le potentiel de sociétés à équiper, que ce soit des clients grands comptes ou bien des PME-PMI, est important et suscite les convoitises des professionnels. Le groupe Edenred s’est d’ailleurs attaqué en 2015 au marché des sociétés de taille moyenne avec son offre Ticket Travel Pro, composée d’un outil de réservation, d’une carte de paiement Mastercard nominative et paramétrable, en plus d’un espace où est automatiquement enregistré l’ensemble des dépenses.

Outre la facilité d’utilisation et le gain de temps pour le collaborateur, l’avantage d’un outil de gestion des notes de frais est d’apporter à la société une vision a priori du coût du déplacement professionnel et, partant, de valider les dépenses programmées. “La problématique réside dans le contrôle des dépenses et le respect du budget voyages de l’entreprise, puis dans l’automatisation et la fiabilité des flux pour récupérer l’ensemble des frais engagés afin de disposer d’une visibilité budgétaire globale”, résume Julia Vulcain. “Les nouveaux outils apportent une vue d’ensemble du coût d’une mission, confirme Patricia Morosini. L’entreprise peut donc calculer le retour sur investissement -le ROI- du déplacement professionnel”. D’autre part, l’enjeu de ce contrôle a priori est aussi de réduire l’open booking, ces réservations réalisées en dehors du circuit traditionnel, voire ne respectant pas la politique voyages de l’entreprise.

En outre, un outil de gestion des notes de frais peut limiter les éventuelles tricheries réalisées sur certains postes. “Si un voyageur utilise son mobile pour commander un Uber ou réserve avec sa carte bancaire sur le site d’AirBnB, il n’y a pas de traçabilité pour l’entreprise, pas d’intégration des données, ni de respect des mesures de sécurité, souligne Cédric Lefort. Grâce à notre partenariat avec Concur, BCD Travel déploie chez ses clients un connecteur universel intégrant toutes les données voyages dans un outil d’expense. Et ce, quel que soit le SBT ou le canal utilisé”. Et Cédric Lefort de souligner l’intégration nécessaire des acteurs de l’économie collaborative, mais aussi des nouveaux fournisseurs, low cost notamment, et des différents moyens de paiement comme les cartes corporate, logées et virtuelles

Intégrer les nouveaux acteurs

Les TMC interrogées assurent être en mesure de traiter de façon automatisée les notes de frais de l’ensemble des fournisseurs jusqu’aux VTC, aux repas d’affaires (voir encadré ci-dessous) et aux déplacements avec un véhicule personnel. Concur s’attaque par exemple aux frais kilométriques avec l’outil Smart Drive. Intégré dans son logiciel Expens, il relève grâce au GPS du smartphone le kilométrage réalisé, calcule le montant des frais en fonction de la distance parcourue et les intègre automatiquement dans la note de frais. De son côté, la solution Moovcard s’est positionnée depuis l’automne 2016 sur le créneau des déplacements en VTC, taxi et moto-taxi via une application mobile, un site web et un système de compte prépayé pour une gestion automatisée des notes de frais pour les entreprises. “La tendance est à l’intégration des acteurs tiers comme Uber, les taxis G7 ou Business Table afin d’encore mieux centraliser les dépenses et d’avoir une vision globale du coût du déplacement. Cela permet également de savoir où sont les collaborateurs”, confirme Julia Vulcain.

Business Table au menu des repas d’affaires

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Sur un marché des repas d’affaires représentant plus de 25% des dépenses des salariés, Business Table a trouvé sa place en assurant l’ensemble du “menu”, de la réservation jusqu’à la facturation et la gestion des notes de frais. Créée en 2012, cette jeune société revendique 350 entreprises clientes, 200 000 utilisateurs et quelque 2 millions de réservations réalisées. Opérant en France, en Belgique et au Luxembourg, elle donne accès à une base de 30 000 restaurants – et 1 200 traiteurs –, allant du bistrot jusqu’aux tables triplement étoilées au Guide Michelin. “Le marché du repas d’affaires en France pèse 10 milliards d’euros par an. Business Table vient en aide aux sociétés souhaitant avoir une visibilité complète sur ce poste de dépenses et ont des difficultés à le contrôler. Nous traitons aussi bien des grands comptes – des entreprises du CAC40 notamment – que des entreprises plus modestes, mais qui ont des frais de bouche conséquents”, confie Laurent Gabard, directeur général de Business Table, qui précise que la dépense moyenne s’élève à 53 euros. Et d’ajouter : “cela représente une petite dépense pour l’entreprise, mais elle lui coûte cher en gestion”.
La solution innovante développée par Business Table permet ainsi de trouver la meilleure table pour un rendez-vous d’affaires ou le restaurant adéquat selon le budget ou le lieu lors d’un déplacement professionnel, mais aussi d’effectuer une réservation conforme à la politique voyages de l’entreprise avec un contrôle a priori. Elle permet également d’utiliser différents moyens de paiement – carte logée ou corporate, avance de frais –, facilite la réconciliation des factures et offre ainsi un vrai reporting du poste restaurants. Une assurance annulation est en outre proposée aux clients depuis le premier trimestre 2017. “L’objectif est de simplifier la vie du collaborateur comme celle de l’entreprise. Nous évitons tout dérapage des dépenses grâce à un paramétrage selon le profil des collaborateurs avec par exemple des montants autorisés. Nous facilitons aussi la récupération de la TVA”, ajoute Laurent Gabard. Avec Concur, Business Table propose une dématérialisation des factures qui remontent directement dans l’outil Expense. Depuis mi-2016, la solution de Business Table est aussi intégrée à la plateforme de gestion des frais de déplacements professionnels de Ticket Travel Pro d’Edenred. “Au final, l’entreprise va faire des économies d’un point de vue administratif, mais aussi de la consommation grâce au suivi de ses règles”, conclut-il. Business Table entend renforcer sa position de leader en développant son portefeuille de clients, mais surtout en lançant une application mobile afin de faciliter la réservation et le traitement des factures. Une expansion sur les autres marchés européens est attendue d’ici un an. Une bonne nouvelle pour les entreprises, car ce secteur manque d’acteurs de taille européenne, voire mondiale.

Ce n’est d’ailleurs pas uniquement les services DRH, comptabilité et financier qui poussent à l’adoption d’un outil de gestion des notes de frais, mais aussi, bien souvent, la Direction des Systèmes d’Information (DSI) pour des raisons d’uniformisation et d’intégration de l’ensemble des flux dans les solutions d’ERP (Entreprise Ressource Planning).

Au final, le coût d’une gestion informatisée via une solution intégrée est avantageux. Amadeus estime celle-ci à environ 6 €, contre 23 € pour une gestion manuelle, le gain dépendant du degré d’auto­matisation de l’ensemble de la chaîne de gestion du voyage d’affaires. Selon l’étude PayStream Advisors reprise par KDS, “les entreprises qui automatisent intégralement leur processus de gestion des dépenses peuvent enregistrer 39 % de réduction supplémentaire en termes de coûts de traitement par rapport à l’utilisation d’un processus impliquant encore des étapes manuelles”. Le saut technologique pourrait être accéléré par la présence dans les entreprises des millenials, ces 18-34 ans élevés un smartphone à la main et désireux d’utiliser dans le cadre professionnel des applications mobiles simples et efficaces pour réserver et effectuer leurs déplacements tout en gérant leurs notes de frais.

Photos témoins

Face à ses concurrents déjà bien installés, l’espagnol Captio entend justement faire la différence sur le marché français avec un outil de gestion 100 % mobile. Ce nouvel acteur propose une numérisation automatique des justificatifs via une photo prise à partir d’un smartphone ou d’une tablette. L’application enregistre et classe les informations clés (montant, fournisseur, type de frais, date…) avant de vérifier automatiquement les dépenses. “Le système de lecture automatique évite les saisies manuelles et les erreurs humaines. Afin de simplifier la gestion en back-­office, Captio importe les relevés des autres moyens de paiement comme les cartes affaires des collaborateurs”, explique Myriam Zanatta, la directrice marketing France.

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De la même manière, la start-up française Expensya propose une solution mobile et cloud de gestion des notes de frais. KDS n’est pas en reste, ayant également adopté ce procédé de photographie numérique des justificatifs de paiement dans son outil Neo Expense, dont le spectre va de l’optimisation des processus achats à l’automatisation du traitement des notes de frais en passant par la réconciliation des factures fournisseurs.

D’autres atouts pour l’entreprise sont soulevés par les TMC comme la récupération de la TVA. “Sa récupération sur les dépenses à l’étranger est parfois difficile. Un outil de gestion de notes de frais va aider les services financiers en identifiant ce qui peut être récupéré”, juge Patricia Morosini de Selectour Affaires. “Une solution d’expense facilite la réalisation d’audit et alimente les outils de reporting. Elle permet de voir les postes d’amélioration potentielle”, ajoute Cédric Lefort chez BCD Travel.