J’ai ma matrice sous Excel ! C’est le confort de l’habitude qui est une solution rassurante pour sa familiarité et sa flexibilité. Pourtant, près de 88% des feuilles de calcul Excel contiennent des erreurs. Cela soulève des questions critiques sur l’intégrité des données et le risque de non-conformité. De plus, pour le contrôle des justificatifs vous continuez à passer par le circuit papier qui n’est pas une bonne idée (lire notre article précédent). Vous n’êtes pas dispensés de la ressaisie des informations pour la comptabilité et laissez sans doute passer des doublons, des erreurs de montants sans contrôler facilement où est la potentielle fraude (êtes-vous vraiment sûr que cette dépense n’a pas déjà été soumise dans un autre fichier ?).
J’ai mon ERP ! Même si c’est un mastodonte à bien des égards, pour sa robustesse et sa capacité à intégrer diverses fonctions de l’entreprise, l’ERP arrive là à ses limites. Il ne possède pas la profondeur fonctionnelle d’une solution spécialisée. La complexité de “rajouter une brique adaptée”, de réfléchir aux besoins en amont, puis de la déployer engendre des inefficacités, sans compter le coût élevé de personnalisation. Saurez-vous, par exemple, ajuster automatiquement le remboursement des indemnités kilométriques en fonction des kilomètres déjà parcourus dans l’année ? Suivre les dépenses réalisées avec les cartes affaire ? Identifier simplement les convives et décompter les titres de restauration ou contrôler les invitations croisées ? Ce n’est pas le métier de l’ERP.
On a développé une solution maison sur mesure ! Une fierté pour les équipes mais la personnalisation est au prix de la pérennité : il reste un modèle non transmissible (si la perle qui l’a créé disparait, qui peut reprendre et comprendre le code ?), peu évolutif dans la maintenance ou les évolutions règlementaires. De plus, cela nécessite un investissement initial important en temps et en ressources. Autre point évident, les développements spécifiques sont souvent conçus plus “pour” le gestionnaire que pour l’utilisateur qui souffre d’une ergonomie ou d’une expérience utilisateur désuètes.
Et puis… un logiciel de gestion de notes de frais, ça coûte cher !
Rapide calcul de votre ROI financier et humain : savez-vous que…
- Les gestionnaires gagnent entre 40 et 70 % de temps en supprimant les taches de scan, de saisie, de contrôle et d’archivage
- La fraude est maîtrisée car vous êtes alertés en cas de doublons, de dépassement de montants autorisés…
- La politique de voyage ne permet plus de faveurs, d’inégalité, de sentiment d’injustice entre les salariés
- Vos collaborateurs jouissent d’une solution intuitive et efficiente 7/7 et 24h/24 et saisissent leurs frais en quelques secondes avec la reconnaissance OCR intégrée et fiable
- Les contrôleurs visualisent directement les tableaux de bord avancés pour analyser et agir rapidement
- La conformité légale est assurée en cas d’audit et de contrôle Urssaf
Alors, ne restez pas ancré dans les méthodes du passé et osez basculer vers une solution moderne comme Cegid Notilus qui sera satisfaisante pour tous les acteurs : les collaborateurs gagnent du temps, les approbateurs disposent d’outils de contrôle efficaces, et les comptables bénéficient d’une intégration simplifiée au S.I. comptable ainsi qu’un archivage numérique de tous les documents.
