Longtemps attendue, la possibilité d’organiser facilement des petites réunions, en ligne, n’est plus un si lointain horizon. Le groupe Radisson a récemment enrichi son offre meetings avec le lancement d’une plate-forme de réservation en temps réel. Baptisée Book it easy, cette solution entend simplifier la vie des organisateurs en leur offrant un processus rapide et efficace. Et, partant, un gain de temps non négligeable lors de la planification d’une réunion ou d’un événement.
Déployée dans les principaux hôtels de conférence de la région EMEA, la plate-forme propose plusieurs fonctionnalités innovantes, notamment la vue des salles et des chambres à 360 degrés. Développée en partenariat avec EY, la plate-forme Book It Easy permet de se renseigner sur la disponibilité des espaces de réunion en temps réel, 24/24 et 7/7, puis de réserver le lieu et recevoir in fine une confirmation de réservation instantanée, avec la garantie du meilleur tarif disponible et une tarification transparente. Le tout s’accompagnant du règlement en ligne de la prestation, de façon sécurisée.
En outre, la plate-forme permet aussi d’organiser des forfaits sur mesure, comprenant du matériel audiovisuel ou des équipements supplémentaires. « Nous avons mené des recherches approfondies avec nos partenaires de réunions et d’événements pour créer cette nouvelle plate-forme et nous assurer qu’elle comprend toutes les technologies et les informations nécessaires à une expérience transparente, à valeur réelle et en temps réel« , a déclaré Chema Basterrechea, directeur des opérations du Radisson Hotel Group.
Cette évolution vers une réservation en ligne des réunions est une tendance émergente dans l’hôtellerie. En janvier dernier, le groupe Marriott International a annoncé la proposer dans plus de 1 500 établissements aux États-Unis et au Canada. Pour cela, l’hôtelier américain s’appuie sur la solution GroupSync développée par Groups360, une société dans laquelle quatre grands groupes hôteliers – Accor, Hilton, IHG et Marriott – avaient investi de concert en 2019 pour accélérer la transformation digitale de la réservation MICE.
« Grâce à notre collaboration avec Groups360, nous pouvons désormais proposer la réservation instantanée en temps réel via GroupSync Marketplace dans les hôtels des États-Unis et du Canada« , avait déclaré à cette occasion Drew Pinto, responsable mondial des ventes de Marriott International. « Avec l’ajout de Marriott International, nous prévoyons que plus de 20 000 établissements de premier plan seront équipés pour offrir la réservation de groupe en ligne dans les mois à venir, a commenté Kemp Gallineau, PDG de Groups360. Les organisateurs d’événements bénéficient non seulement de la réservation instantanée pour les chambres et les espaces de réunions, mais aussi pour la restauration à la carte et les équipements audiovisuels« .
A travers l’intégration de GroupSync Marketplace, la solution repose sur une fonctionnalité « Instant Book », à la fois pour les chambres et pour les espaces de réunion. Ce qui simplifie d’autant le processus de réservation de réunions au format relativement simple, jusqu’à 50 participants et 10 à 25 chambres. Les organisateurs peuvent se renseigner en temps réel sur la disponibilité des espaces, les meilleurs tarifs disponibles, avant d’envoyer une demande de réservation pour l’ensemble des prestations. Les hôtels reçoivent alors une notification instantanée pour un traitement et une exécution plus rapides de leurs demandes. Quant aux événements plus complexes, la solution simplifie également l’envoi de RFP.
En mars 2021 déjà, un autre actionnaire de Groups360, IHG, avait annoncé le lancement de cette solution dans une trentaine d’hôtels aux États-Unis, avant d’autres développements dans les hôtels nord-américains du groupe britannique. Hilton avait annoncé à l’été de la même année la mise en place de cette solution pour 5 000 de ses établissements, avant qu’Accor ne suive le mouvement à l’automne, annonçant cette avancée dans les mois à venir. Un projet toujours d’actualité pour le groupe français, mais qui a pris du retard. Une fois lancé, l’outil permettra, dans un premier temps, aux organisateurs d’envoyer des « RFP » aux hôtels, avant de passer à la réservation instantanée. Toujours dans le cadre de ces relations entre hôteliers et Groups360, Wyndham vient de s’ajouter au rang des partenaires de la société technologique axée sur le MICE.
En France, le réseau de Best Western s’oriente aussi vers la digitalisation de son offre MICE. D’une part, à travers le lancement en fin d’année dernière d’une plateforme permettant de centraliser les demandes de groupes séminaires, créée en partenariat avec Backyou (anciennement Groupcorner) et, d’autre part, à partir de son offre coworking MyWO qui, outre la mise à disposition d’espaces de travail, comprend aussi la possibilité de réserver des salles de réunions. Alors que l’ensemble des 300 hôtels Best Western devrait disposer d’espaces MyWO dans le courant de l’année, la solution MyWO Meeting, déjà accessible en ligne, connaîtra cette année plusieurs évolutions, notamment une optimisation de son tunnel d’inscription et de paiement, ainsi qu’une mise en avant des abonnements et offres B2B.
Blackstone mise sur le MICE
L’évolution des technologies est-elle un enjeu fort des années à venir ? C’est en tout cas le pari de l’investisseur Blackstone qui vient de mettre 4,6 milliards de dollars sur la table pour racheter Cvent, un des acteurs clés des technologies appliquées aux réunions et événements avec ses 22 000 clients et 302 000 hôtels et lieux événementiels référencés. « La reprise continue des événements et des voyages est l’un des thèmes d’investissement les plus prometteurs, a déclaré David Schwartz, directeur général principal de Blackstone. Compte tenu de sa vaste expérience dans les secteurs de l’hôtellerie, de l’événementiel et de l’immobilier, nous pensons que Blackstone est bien placé pour devenir le partenaire de croissance de cette entreprise« . « Grâce à son soutien, nous allons continuer à investir et à fournir des solutions innovantes qui répondent aux besoins de nos clients et alimentent l’écosystème des réunions et des événements« , a de son côté commenté Reggie Aggarwal, PDG et fondateur de Cvent.
A noter que peu avant ce rachat, courant février, Cvent avait formé un partenariat avec la start-up allemande hivr.ai pour intégrer sa technologie qui renforce la digitalisation et l’automatisation du processus de demande de réunion et de groupe. « Nous sommes fiers de nous associer à des entreprises comme hivr.ai pour apporter une véritable innovation à notre secteur et améliorer encore la collaboration entre les organisateurs de réunions et les hôtels et lieux événementiels« , a déclaré Jim Abramson, vice-président de la gestion des produits de Cvent. Le groupe NH sera le premier à profiter de cette intégration qui se matérialisera au cours du premier semestre 2023. De cette façon, les hôtels verront les données provenant de Cvent être synchronisées avec leurs outils de gestion, sans saisie manuelle et les risques d’erreurs afférents. Et avec l’assurance d’une réponse rapide aux organisateurs ; l’essentiel en somme.