Notes de frais : parcours utilisateur simplifié

Notes de frais pré-remplies, justificatifs dématérialisés : les solutions de gestion des notes de frais évoluent pour faciliter la vie des voyageurs et celle de leur entreprise. Autre source de simplification : la convergence en cours avec les outils de réservation et les moyens de paiement.

C’est la face cachée d’un déplacement professionnel, et probablement l’une de ses étapes les moins glamour : les fastidieuses notes de frais. Car, bien que le paysage du voyage d’affaires soit largement entré dans l’ère du numérique, “87 % des sociétés en Europe ne sont pas équipées d’une solution de réservation voyages d’affaires ou de gestion des frais professionnels. Leurs collaborateurs utilisent donc Excel pour renseigner leurs dépenses ainsi que des sites grand public comme Booking pour réserver leurs déplacements, estime Sébastien Marchon, Pdg de Rydoo. Ce ne sont pas des outils adaptés : on ne peut pas mettre en place de véritable politique voyages. En matière de visibilité, de contrôle et de sécurité, c’est même une catastrophe.”

Pour le voyageur, la gestion des notes de frais n’en est que plus frustrante, surtout si le remboursement se fait attendre. Après avoir été contraint d’avancer sur ses deniers personnels une course en taxi, un déjeuner d’affaires ou encore un billet de train – et de perdre au passage plus ou moins régulièrement les justificatifs requis –, il s’agit ensuite de répertorier soigneusement ces dépenses au détriment d’autres tâches plus utiles. Pour l’entreprise, le traitement des notes de frais ne dégage pas de valeur ajoutée. Le risque d’écarts à la règle, voire de fraude, contraint les dirigeants à mettre en place un processus de contrôle. Ce qui mobilise d’autres forces vives dans l’entreprise et génère de nouveaux coûts indirects. Cependant, la vérification est d’autant plus cruciale qu’en cas d’erreur, un contrôle fiscal pourrait ensuite coûter cher à l’entreprise…

Pourtant, des solutions existent. Elles se sont même multipliées au cours des dernières années avec l’arrivée de nouveaux acteurs. Globalement, l’objectif de ces outils est le même, avec un parcours utilisateur simplifié, presque ludique. Le voyageur d’affaires effectue sa transaction, photographie son reçu avec son smartphone, et le système de reconnaissance de caractères (OCR) fait le reste en extrayant les données requises pour remplir des champs prédéterminés : montant, ville, devise, commerçant, TVA… Mieux,le reçu papier n’a plus à être conservé grâce à l’archivage à valeur probante des factures numérisées. Pour le salarié, plus de risque de perdre ses justificatifs. Pour l’entreprise, nul besoin de consacrer une pièce, voire un entrepôt sécurisé, au stockage de ces innombrables reçus des années durant.

Le risque d’écarts à la règle, voire de fraude, contraint les dirigeants à mettre en place un processus de contrôle. Ce qui mobilise d’autres forces vives et génère de nouveaux coûts.

Si les éditeurs technologiques n’ont pas tous progressé au même rythme quant à la reconnaissance de caractères, par manque de conviction ou de ressources, ce temps est maintenant révolu. “L’OCR est devenu un standard”, estime Sébastien Marchon, chez Rydoo. De son côté, Karim Jouini, Pdg d’Expensya, va dans le même sens, même si, pour lui, “toutes les technologies OCR ne se valent pas. Aujourd’hui, près de la moitié des acteurs proposent la reconnaissance de caractères. Mais c’est comme se targuer de posséder un smartphone en 2019 : entre un modèle d’entrée de gamme et le téléphone dernier cri, les usages sont très différents.” Autre nuance importante : la couverture géographique de la technologie. En effet, décrypter la facture d’un grand restaurant parisien est une chose, extraire les données d’une note de taxi à Shanghai en est une autre. Quant aux règles fiscales de chaque marché, en constante évolution, la tâche est là aussi complexe. “Plus on intéresse d’utilisateurs, de territoires, de monnaies, de langues, plus on fait progresser la machine, explique Bertrand Blais chez KDS. Elle se nourrit des erreurs. C’est long et fastidieux, car il faut un gros volume de données pour commencer à apprendre.”

Consolidation et diversification

Dès lors, comment faire la différence entre toutes les solutions disponibles ? Au cours des dernières années, et même des derniers mois, différentes options stratégiques sont apparues. La consolidation du marché a poussé un acteur comme Concur dans le giron de SAP, un autre comme KDS vers American Express GBT ou encore Traveldoo au sein du groupe Expedia. Ces éditeurs revendiquent tous une forme d’autonomie, tout en soulignant que leur puissance financière revue à la hausse leur donne les moyens de développer les fonctionnalités attendues par leurs clients. En outre, cette intégration dans un écosystème plus large leur permet de jouer la carte des synergies, même si cette relation est à double tranchant. “Dans les grands groupes, les décisions seront souvent ‘politiques’ : si une entreprise décide de renforcer sa relation avec American Express GBT par exemple, et considère que KDS, qui est un très bon produit, correspond à ses besoins, elle a sa réponse. Mais si elle n’est pas certaine de pérenniser sa relation avec l’agence, elle sera sans doute plus prudente”, souligne Stéphane Donders, Pdg de Traveldoo.

Autre dilemme stratégique : la diversification ou la spécialisation. Un acteur comme Dimo Software s’est ainsi distingué en élargissant son périmètre d’actions. Ce fut le cas assez tôt en ce qui concerne son portefeuille clients avec le lancement d’une offre dédiée aux comptes publics pour répondre aux problématiques spécifiques de ces acteurs institutionnels. Puis, plus récemment, Dimo s’est ouvert à d’autres univers avec un nouveau module dédié, en plus de la réservation et de la gestion des notes de frais, à la gestion des flottes automobiles. “Un certain nombre d’entreprises veulent voir converger tous ces budgets liés aux déplacements autour d’un mobility manager. Notre objectif est donc de les aider à optimiser cette gestion”, explique Gilles Bobichon, directeur d’activité Mobility Management Notilus et co-fondateur de DIMO Software, qui évoque “une offre unique, sans équivalent en profondeur de gamme comme de performances”, même si Rydoo s’essaie lui aussi à la gestion de flottes, sur le marché brésilien pour l’instant.

Comment faire la différence entre toutes les solutions disponibles ? Au cours des dernières années, et même des derniers mois, différentes options stratégiques sont apparues.

Pendant que certains éditeurs explorent de nouveaux horizons, d’autres font au contraire le pari de la spécialisation en restant focalisés uniquement sur la gestion des notes de frais. “Nous sommes véritablement un pure player de ‘l’expense’, mais nous nous allions avec les meilleurs acteurs de la réservation avec lesquels nous jetons des ponts automatisés pour offrir une expérience sans couture”, assure Karim Jouini, Pdg de Expensya.

Entre ces deux options, la majorité des acteurs “historiques” ont opté pour une troisième voie, celle du “travel & expense”. En clair : intégrer la réservation du voyage et la gestion des notes de frais, et capitaliser sur la réconciliation des données. Chez Traveldoo, Dan Fitzgerald souligne qu’ “une recherche publiée par Aberdeen Group montre que les entreprises qui gèrent leurs voyages d’affaires et notes de frais de manière combinée, et sur une plate-forme unique, sont généralement plus efficaces dans l’atteinte de leurs objectifs. À l’opposé, l’absence de solution unifiée entraîne une déconnexion problématique de ces deux postes de dépenses.”

Un nouvel entrant comme Rydoo a d’ailleurs adopté la même philosophie : “Nous avons décidé dès le départ de couvrir les déplacements et les notes de frais, car nous considérions que l’un ne va pas sans l’autre, témoigne Sébastien Marchon, Pdg de Rydoo. Cela facilite la vie d’avoir une seule et même plateforme : tous les frais sont associés automatiquement au voyage, tout comme les contrôles, la récupération de la TVA… L’histoire semble d’ailleurs nous donner raison, puisque les partenariats se multiplient entre les deux univers.” Chez KDS, Bertrand Blais explique : “Dans notre stratégie, nous ne parlons plus vraiment de deux modules, mais bien d’une plate-forme qui nous permet d’exploiter les données transitant entre la réservation et les notes de frais. C’est aussi là qu’intervient l’intelligence artificielle : apprendre du contexte de la réservation pour l’associer aux notes de frais, voire prévoir ce qui vient du voyage et qui va être transformé en dépense.”

Après avoir fait migrer la note de frais sur le mobile – une évolution toujours d’actualité –, l’ambition est  d’anticiper les frais à venir et d’identifier les erreurs grâce à l’intelligence artificielle.

Après avoir fait migrer la note de frais sur le mobile – une évolution toujours d’actualité –, l’ambition est en effet d’anticiper les frais à venir et d’identifier les erreurs potentielles grâce à l’intelligence artificielle (IA). Il s’agit non seulement de “mâcher le travail” du voyageur, mais aussi et surtout d’alléger les contrôles comptables a posteriori. “Il faut aller chercher plus loin dans la chaîne, car la partie comptable est sous-estimée par beaucoup d’acteurs, estime Bertrand Blais. La création de la note de frais ne représente que 25 % du processus. L’autre quart, c’est la validation par le manager, et les 50 % restants, c’est de l’audit, du contrôle comptable.” Chez Expensya, Karim Jouini témoigne : “Les managers ne vont pas toujours au bout du contrôle, le plus souvent par manque de temps. Nous voulons remplacer ce contrôle par de l’IA, car nos données nous permettent aujourd’hui de savoir ce qui sort des clous. En outre, quand c’est la machine qui rejette une note de frais, c’est aussi plus facilement accepté que si c’était le manager”.

Gérer la chaîne de A à Z

Fluidifier les flux d’approbation pour sécuriser le manager et renforcer le contrôle, rassurer les voyageurs sur les dépenses qu’ils peuvent engager avec leurs cartes, dématérialiser les notes de frais, automatiser la réconciliation avec les paiements : une néobanque comme Spendesk multiplie les initiatives pour simplifier la vie des entreprises et de leurs collaborateurs. “L’idée de départ est de gérer la chaîne de A à Z, de satisfaire les employés autant que la direction financière”, explique Fabien Dawidowicz, directeur général en charge des finances de la start-up.

L’essor des fintech comme Spendesk, mais aussi Qonto ou Mooncard, illustre un autre rapprochement en cours, et en parallèle de celui constaté entre la réservation voyage et les notes de frais : la convergence entre le paiement et les notes de frais. Ces acteurs nés à l’ère digitale proposent aux entreprises – essentiellement des PME et ETI – des solutions agiles et technologiques regroupant cartes de paiement physiques et virtuelles, reconnaissance optique des justificatifs et intégration comptable. “Nous permettons aux cadres nomades de partir sereinement en voyage avec des cartes qui les libèrent de la contrainte de la note de frais et de tout ce qui va avec, les fichiers Excel, les dizaines de justificatifs, décrit Fabien Dawidowicz. Il y a même un système de rappel pour ceux qui n’auraient pas intégré directement leur justificatifs. C’est simple, intuitif.

L’essor des fintech illustre un autre rapprochement en cours, et en parallèle de celui constaté entre la réservation voyage et les notes de frais : la convergence entre le paiement et les notes de frais.

Bousculés par ces trublions, chahutés par les grands groupes intéressés par ces nouvelles offres, les acteurs historiques du paiement entendent aussi étendre leur empreinte au-delà de leur zone de confort. BNP Paribas compte par exemple développer des services dépassant la simple carte corporate, que ce soit un système de pré-approbation des dépenses voyages ou de solutions packagées associant moyen de paiement et gestion des notes de frais. Reste qu’avec leurs solutions de paiement centralisé, les cartes logées et virtuelles qui permettent de régler en amont une large part des dépenses, les spécialistes du paiement ont aussi une volonté forte : supprimer au maximum la nécessité d’établir une note de frais.

Les notes de frais en chiffres

2 456 euros
En moyenne, un salarié français a dépensé près de 2 500 euros en notes de frais au cours de l’année 2018 selon Expensya, un chiffre en légère hausse par rapport à 2017 (2 322 euros).

+ 8 %
Les dépenses soumises via des notes de frais ont augmenté de près de 8 % en Europe et aux états-Unis en 2018, selon une infographie publiée par Traveldoo, qui pointe notamment la hausse des services annexes proposés dans les hôtels ou en vol, mais aussi les frais de téléphonie mobile et de parking.

1 700 milliards de $
Les dépenses consacrées aux voyages d’affaires devraient atteindre 1 700 milliards de dollars US en 2022, d’après le rapport GBTA BTI Outlook.

85 %
Selon le rapport 2019 sur les voyages et notes de frais en Europe publié par l’éditeur de solutions technologiques KDS, 85 % des entreprises considèrent que leurs dépenses voyages et notes de frais ne sont pas optimisées.

1,9 milliard de $
Les notes de frais frauduleuses coûteraient jusqu’à 1,9 milliard de dollars par an aux entreprises américaines, selon une étude publiée par Chrome River. Les salariés de moins de 44 ans seraient responsables de la grande majorité des fraudes (82,9 %) un quart des sondés s’étant déjà fait prendre.

27 minutes
Selon Concur, les salariés français consacrent en moyenne 27 minutes à la gestion d’une seule note de frais.